Proyecto editorial
Un flujo de reservas estacionales pensado para la venta de ediciones limitadas de aguas de perfume, donde la escasez de frascos y la rotación de colecciones obligan a decidir con antelación.
Cada temporada, el estudio recibe un número reducido de extractos y aguas de perfume de casas independientes. No hay reposición inmediata: cuando un lote se agota, la espera puede superar los tres meses. La dificultad no estaba en vender, sino en gestionar la demanda sin prometer existencias que aún no habían llegado al almacén.
El proceso anterior dependía de consultas por correo y de una lista manual de interesados. Eso funcionaba con volúmenes pequeños, pero cuando una colección de doce frascos generaba más de cuarenta peticiones, el seguimiento se volvía frágil y las respuestas llegaban tarde.
En lugar de construir una tienda completa, se definió un flujo de reserva acotado a los lanzamientos estacionales. El sistema avisa con dos semanas de antelación de la fecha de apertura, permite apartar un frasco con una señal y cierra la lista cuando se cubren las unidades disponibles. Si alguien queda fuera, entra en una lista de espera ordenada por fecha de solicitud.
La regla principal fue no aceptar pagos anticipados. La reserva solo confirma el interés; el pago se realiza cuando el frasco está físicamente en el estudio y listo para enviarse. Así se evita el problema de cobrar por algo que aún no ha pasado el control de calidad del perfumista.
El trabajo se organizó en tres fases. Primero, una hoja de cálculo compartida para registrar cada lote: nombre de la fragancia, número de frascos, fecha estimada de llegada y estado de la reserva. Segundo, un formulario público que recoge nombre, correo y fragancia deseada, con validación para evitar duplicados. Tercero, un correo automático de confirmación que indica la posición en la lista y recuerda que no hay cargo hasta la confirmación final.
La parte más delicada fue la comunicación con los clientes habituales. Se redactó un mensaje tipo que explica el proceso sin prometer plazos exactos, porque las fechas de entrega de los perfumistas independientes rara vez se cumplen al día. Preferimos ser explícitos sobre esa incertidumbre desde el principio.
Nueve personas esperaron su frasco entre dos y cinco semanas. Ninguna canceló la reserva durante ese periodo.